Riqueza en línea: cómo proteger sus “activos digitales”

De acuerdo la encuesta 2013 Insights on Wealth and Worth más del 63% de los individuos acaudalados no han delineado instrucciones respecto a los llamados activos digitales. ¿Cómo proteger este tipo de activos?  Juan Toro, Director ejecutivo y Asesor de clientes privados ypPortavoz de U.S. Trust respondió a nuestras preguntas:

LFDB: Sr. Toro, ¿podría describir qué tipo de activos digitales debe proteger la gente? (proporcione ejemplos específicos)

1. Un activo digital es información almacenada electrónicamente, ya sea en línea o en un dispositivo electrónico. El término “activo digital” incluye texto, imágenes, información multimedia o propiedad personal almacenada en un formato digital. Se compone de las palabras, los caracteres, los códigos o los derechos contractuales necesarios para acceder al activo digital. Aunque existen muchos activos digitales, por lo general se encuentran dentro de una o más de cuatro categorías, específicamente:

• Activos digitales personales. En esta categoría se incluyen fotos, videos, correos electrónicos, música, expedientes médicos, blogs, libros digitales, activos de juego, avatares, sistemas de seguridad para el hogar y programas de lealtad, entre otros.
• Activos digitales sociales. Esta categoría de activos digitales incluye información almacenada en sitios de redes sociales como Facebook, Twitter, LinkedIn y MySpace, entre otros.
• Activos digitales financieros. Esta categoría incluye sitios de compras en línea, PayPal, BillPay, documentos fiscales, cuentas de tarjetas de crédito, monedas virtuales, cuentas en línea para bonos de ahorro de los Estados Unidos y terrenos virtuales, entre otros.
• Activos digitales de negocios. Estos activos de negocios incluyen nombres de dominio, blogs, información de pacientes/clientes, información de vendedores de Ebay, propiedad intelectual, auto-imagen y almacenamiento de archivos, entre otros.

LFDB:¿Es algo que debe constar en un testamento o es solo una decisión técnica/administrativa?

R. Lo mejor es hacer referencia a su Poder notarial. Si bien un Poder notarial redactado en términos generales ya debería proporcionar a su apoderado el poder sobre los activos digitales, la ley que cubre esta área se encuentra en desarrollo y es incierta. En consecuencia, el Poder notarial debe incluir disposiciones que otorguen a su apoderado los poderes específicos para administrar su patrimonio digital.

También debe hacer referencia a su Testamento (y el Fideicomiso revocable, en su caso). Los activos digitales tales como nombres de usuario y contraseñas nunca se deben enumerar en su Testamento, ya que el Testamento se convierte en un documento público cuando usted fallece. No obstante, el Testamento debe abordar específicamente el traspaso de su patrimonio digital. El Testamento debe incluir una definición amplia de los activos digitales y debe incluir, además, las disposiciones que autorizan a su albacea para acceder a su patrimonio digital. Para ayudar a su albacea principal con esta tarea, usted podría nombrar a un Albacea digital para que trabajen en conjunto. Esta debe ser una persona con conocimientos de tecnología designada para ayudar al albacea en el manejo de su patrimonio digital.

Tenga en cuenta que su apoderado/fiduciario puede encontrarse con obstáculos legales para acceder a su patrimonio digital, independientemente del grado de autorización que usted otorgue.

LFDB: En esta era de redes sociales ya nada es privado, ¿cómo pueden las personas proteger sus imágenes y reputación en línea?

R. Con el fin de garantizar que sus activos digitales se administren correctamente, debe seguir un proceso de cuatro pasos:

1. Preparar una Auditoría digital. Este es un ejercicio integral que hace un inventario de todos sus activos digitales, que incluye el lugar donde se almacenan los registros personales físicos, los elementos físicos que albergan los activos digitales (es decir, computadoras, teléfonos inteligentes, unidades flash, etc.), servicios/cuentas de Internet, junto con los nombres de usuario, contraseñas y preguntas de seguridad, y las instrucciones sobre los activos/las cuentas que se deben eliminar.
2. Abordar el almacenamiento adecuado y seguro de la Auditoría digital.
3. Actualizar y hacer una copia de seguridad de la Auditoría digital con regularidad.
4. Actualizar su Poder notarial y otros documentos patrimoniales para garantizar la correcta administración de su patrimonio digital como se describe en la respuesta a la pregunta 2 anterior.

LFDB: ¿Qué ve venir en el futuro con respecto a este tema?

R. Creo que este seguirá siendo un tema de actualidad, ya que un reciente estudio de familias con alto poder adquisitivo¹ indicó que una mayoría de los padres ricos no están plenamente convencidos de que sus hijos estarán bien preparados para administrar una herencia que se les deje, sobre todo en un mundo en línea. De hecho, más de seis de cada diez (63%) personas con un alto poder adquisitivo no han definido sus deseos e instrucciones en términos de sus activos digitales, mientras que el 45% no ha organizado las contraseñas para acceder a las cuentas y los archivos digitales.

En U.S. Trust, recientemente ampliamos nuestro Programa de capacitación financiera (Financial Empowerment Program) para hacer frente a los riesgos para la riqueza familiar en un mundo en línea y desarrollamos guías interactivas de aprendizaje y discusión para ayudar a los clientes y a sus hijos o herederos a proteger el valor de sus activos digitales, reputación en línea, privacidad y seguridad. El nuevo programa ahora incluye módulos de aprendizaje para las siguientes tres áreas que son fundamentales para este tema:

• Proteger los activos digitales: una visión general de los activos digitales, incluidos los activos personales, sociales, financieros y de negocios en línea, y su valor monetario, sentimental y de “buen administrador”. Se incluye una exploración detallada de los problemas de fideicomiso y patrimonio relacionados con los activos digitales y las leyes de privacidad que los rodean, incluyendo la propiedad y el acceso a los sitios de medios sociales, fotos, expedientes de salud, programas de lealtad, inteligencia de negocios y otra información confidencial.
• Administrar la reputación en línea: de qué manera y por qué la información en línea, ya sea publicada por uno mismo o por amigos, familiares, empleados, los medios de comunicación u otros terceros, puede afectar todo, desde ingresar a la escuela o al trabajo correctos hasta las negociaciones legales y comerciales y las relaciones personales. Las medidas de acción ofrecen maneras para monitorear y administrar de manera proactiva la presencia en línea, proteger y asegurar la información confidencial y aclarar errores o inexactitudes.
• Robo de identidad: cómo reconocer y evitar el robo de identidad y los riesgos de fraude, como el hacking y phishing de computadoras y dispositivos, hurgamiento en basura, esquemas de telemarketing, estafas de caridad y estafas de herencia. El módulo incluye medidas de acción para saber qué hacer si la información personal se ve comprometida o se sospecha de robo de identidad. Además, hay una “Hoja de trabajo de inventario digital” disponible para ayudar en la organización y gestión de una huella digital.